La legalizzazione di firma è definita come “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa” (art.1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall’art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini “atto”, “certificato”, “documento” e “documentazione”.
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche l’Apostille, della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un’autentica di firma, che non certifica in alcun modo l’autenticità del contenuto dell’atto legalizzato (o apostillato).
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillatiatti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una “trasformazione” in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e documenti italiani da valere all’estero e di quelli esteri da valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL’ESTERO
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell’organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione da leggi o da accordi internazionali (art.33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell’ Apostille (ovvero una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata, attestante l’autenticità dell’atto e la qualità legale dell’Autorità rilasciante), valida però solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. Esistono tuttavia accordi più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell’ Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi e convenzioni internazionali) e anch’essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti. Sia l’applicazione della Convenzione dell’Aja che quella degli accordi più favorevoli elimina sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione.
La ripartizione delle competenze per l’apposizione dell’Apostille, in base alle designazioni effettuate dall’Italia presso l’HCCH (Hague Conference on Private International Law) è la seguente:
-
per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
- per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d’Aosta/Vallée d’Aoste dalla Presidenza della Regione).
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni ’70 e ’80 del XX secolo, come si può vedere dalla relativa tabella, ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l’organo competente per la legalizzazione.
In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l’apposizione delle Apostilleè valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623del Ministero dell’industria, del commercio e dell’artigianato, corrispondente all’attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti (la Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura di Ancona ha pubblicato, come molte altre , un’apposita pagina web ).
Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l’apposizione delle Apostille sugli atti e documenti della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale limitata su base provinciale, per prassi e in caso di necessità può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
Nella pagina web del Servizio Cittadinanza è disponibile una
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’ Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’Apostille e degli accordi più favorevoli).
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, per prassi può legalizzare anche atti e documenti formati fuori dalla sua circoscrizione, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente: le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
ATTENZIONE
La legalizzazione e l’ Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l’atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Ancona, devono essere preventivamente autenticati dall’ Ufficio Scolastico Regionale per le Marche – Ufficio III – Ambito territoriale di Ancona ( ex Provveditorato agli studi di Ancona e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Ancona), con sede in Via XXV Aprile n. 19 – Ancona, avendo cura di avvertire il personale di quell’ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all’estero.
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell’Aja sull’ Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la Regione Marche è ilConsolato Generale Cinese in Firenze ).
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell’ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell’Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato – nell’originale francese – nel sito ufficiale dell’HCCH).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell’Agenzia per l’Italia Digitale, l’attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazioneha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell’ art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l’estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l’estero all’atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell’Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
Il trattamento fiscale (ovvero l’imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida sull’argomento .
La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo – nonostante una diffusa credenza in tale senso – per un’esenzione generalizzata da legalizzazione e Apostille: la situazione è destinata a cambiare a decorrere dal 16 febbraio 2019 , quando si applicherà il Regolamento (UE) 2016/1191, che prevede un’esenzione pressoché generalizzata (cfr. l’art. 2 per l’ambito di applicazione) dalla legalizzazione e formalità analoghe (ovvero l’Apostille) per i documenti pubblici in ambito comunitario.
Per un approfondimento, è possibile consultare una breve guida sull’argomento.
La traduzione degli atti e documenti in e dall’italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo: è stata comunque predisposta.
(Avv. Thomas Coppola)
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